Fragen und Antworten zu Projekten während der Corona-Krise

In der Corona-Pandemie erlebt die europäische Jugendarbeit eine Situation, auf die sich keiner hat vorbereiten können. Die Auswirkungen auf Erasmus+ JUGEND IN AKTION sind weitreichend. Träger, Organisationen und Teilnehmende am EU-Programm stehen vor vielen Fragen, ob und wie und wann es mit ihren Projekten und europäischen Partnerschaften weitergehen kann.

JUGEND für Europa steht im ständigen Austausch mit der EU-Kommission und den anderen Nationalen Agenturen, um Probleme zu identifizieren und Lösungen anzubieten. Wir stellen Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen hier zusammen.

Bitte beachten Sie: Alle hier beschriebenen Ausnahmeregelungen gelten für Projekte aus vorangegangenen Jahren, die zum Zeitpunkt des Eintretens der Corona-Krise im März 2020 bereits liefen. Für alle weiteren Projekte (auch für Projekte aus den ersten beiden Antragsrunden 2020 sowie für Projektanträge, die 2020 noch eingereicht werden) gelten die Richtlinien aus dem Programmleitfaden.

Wegen der Corona-Pandemie gibt es aber bei Bedarf die Möglichkeit für Projekte, die bis einschließlich der ersten Antragsrunde 2020 beantragt wurden, die Projektlaufzeit um zwölf Monate zu verlängern. (Stand, 18.05.2020)

Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Updates zu Ihrem Projekt an die für Sie zuständigen Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa.

Umgang mit aktuell laufenden Projekten in der Leitaktion 1

(Projektbeginn vor Ausbruch der Corona-Pandemie im März 2020)

Meine geplante, noch ausstehende Aktivität lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie geplant durchführen. Kann ich die Aktivität verschieben?

Eine Verschiebung der Aktivität ist innerhalb der bereits bewilligten Projektlaufzeit nach schriftlicher Rücksprache mit uns ohne weiteres möglich. Sollten Sie die Aktivität über das vertraglich fixierte Projektlaufzeitende hinaus verschieben wollen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin mit dem Verweis auf die weltweit aktuelle Krisensituation bezüglich der Corona-Pandemie formlos eine Projektlaufzeitverlängerung um bis zu 12 Monate zu beantragen. Die sonst übliche maximale Projektlaufzeit von 24 Monaten kann sich damit auf insgesamt maximal 36 Monate verlängern.

Wenn ich mich entschließen sollte meine noch ausstehende Aktivität zu verschieben und zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sind die Kosten, die bereits jetzt entstanden sind, unter diesen besonderen Voraussetzungen erstattungsfähig?

Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen im Mobility Tool+ nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein. Wichtig ist, dass Ihnen zweifelsfreie Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und entsprechend dem Formular bzw. nach Aufforderung eingereicht werden können.

Können Reisekosten für eine vor dem Beginn abgesagte Aktivität erstattet werden?

Eine Erstattung dieser Kosten ist grundsätzlich möglich. Es muss allerdings anhand von Belegen nachgewiesen werden, dass eine Erstattung der Kosten beim Reiseunternehmen beantragt und - teilweise oder ganz - abgelehnt wurde.

Kann ich meine geplante und noch ausstehende Aktivität alternativ durch eine virtuelle Aktivität ersetzen?

Sofern eine Verschiebung der Aktivität auch bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit nicht möglich ist, kann eine noch ausstehende Aktivität in Form eines virtuellen Treffens durchgeführt werden. Dies muss entsprechend begründet werden und die Maßnahme muss virtuell auch sinnvoll durchführbar sein. Bitte wenden Sie sich zwecks inhaltlicher Prüfung und Abstimmung an die für Ihr Bundesland zuständigen Programmreferent/-innen.

Sind die Kosten eines virtuellen Treffens förderfähig?

Sofern die Durchführung eines virtuellen Treffens hinreichend begründet und sinnvoll umsetzbar ist, können hierfür reale Kosten anerkennt werden, wobei davon auszugehen ist, dass diese unterhalb der Kosten einer physischen Aktivität liegen. Bitte reichen Sie in diesem Fall vorab und in Übereinstimmung mit der inhaltlichen Konzeption einen Kostenplan zur Prüfung bei den für Ihr Bundesland zuständigen Ansprechpersonen ein.

In Abstimmung mit meinem/n Partner/n haben wir uns dazu entschlossen die geplante und nicht stattgefundene Aktivität wegen der Corona-Krise gänzlich abzusagen und das gesamte Projekt zu stornieren. Wie gehe ich nun vor?

Diesen Umstand bedauern wir sehr, können Ihre Entscheidung jedoch nachvollziehen. Um Sie bestmöglich zu unterstützen und die Details abzustimmen, bitten wir Sie, sich mit dem für Ihr Bundesland zuständigen Ansprechpartner in Verbindung zu setzen.

Wir möchten Sie jedoch dazu ermutigen, vorab zu prüfen, ob für Sie eventuell eine Projektlaufzeitverlängerung und/oder die Durchführung einer virtuellen Aktivität sinnvoll wäre.

Wenn ich mich entschließen sollte, das gesamte Projekt aufgrund der Corona-Krise zu stornieren, würde dies bei einer wiederholten Antragsstellung positiv berücksichtigt und ggf. automatisch zu einer Bewilligung führen?

Das ist nicht möglich. Jede Antragsrunde unterliegt demselben, festgelegten Bewertungsprozess, so dass eine positive Berücksichtigung Ihres Antrags oder gar eine automatische Bewilligung ausgeschlossen sind. Ihr Antrag wird unabhängig bewertet und durchläuft den regulären Bewertungsprozess, wie sonst auch. Bitte prüfen Sie daher genau, ob für Sie nicht auch eine Projektlaufzeitverlängerung und/oder die Durchführung einer virtuellen Aktivität sinnvoll wäre.

Umgang mit aktuell laufenden Projekten in der Leitaktion 2

(Projektbeginn vor Ausbruch der Corona-Pandemie im März 2020)

Meine geplante, noch ausstehende Aktivität lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie geplant durchführen. Welche Optionen habe ich?

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin formlos eine Projektlaufzeitverlängerung zu beantragen.

Dies verschafft Ihnen genügend Zeit, um Ihre Aktivität/-en zu einem deutlich späteren Zeitpunkt und in Absprache mit Ihrem/n Partner/n nachträglich und innerhalb der Projektlaufzeit erfolgreich durchzuführen.

Die maximale Projektlaufzeit von 36 Monaten kann jedoch ebenso wie das im Programmhandbuch genannte spätestmögliche Enddatum der Projekte nicht überschritten werden.

Wenn ich mich entschließen sollte meine noch ausstehende Aktivität zu verschieben und zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sind die Kosten, die bereits jetzt entstanden sind, unter diesen besonderen Voraussetzungen erstattungsfähig?

Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein. Wichtig ist, dass Ihnen entsprechende Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und bei Bedarf nachgereicht werden können.

In der Regel werden Pauschalen bis zur Höhe der Ihnen entstandenen realen Kosten abgerechnet. Sollten Ihnen außergewöhnliche Kosten entstanden sein, die nicht über die Pauschalen abgedeckt werden können, können Sie diese im Abschlussbericht unter Vorlage entsprechender Dokumente (wie bspw. Rechnungen) und mit einer nachvollziehbaren Beschreibung in angemessener Höhe geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, sich in diesem Fall vorab mit Ihren Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa in Verbindung zu setzen.

Bitte beachten Sie, dass dabei der vertraglich bewilligte Höchstbetrag nicht überschritten werden kann.

Im Abschlussbericht kreuzen Sie "Höhere Gewalt" / "force majeure" an, nennen das Stichwort "Coronavirus" oder "COVID 19" und erläutern, warum es zu welchen Änderungen im Projekt gekommen ist (warum also z.B. Aktivitäten verkürzt oder verschoben bzw. storniert wurden). Sofern nicht schon vorher geschehen, fügen Sie dem Bericht die amtlichen Informationen und die Kostenerklärung bei. Sollten außergewöhnliche Kosten abgerechnet werden, vergessen Sie bitte nicht, die entsprechenden Rechnungen / Belege mit einzureichen.   

Sind virtuelle Transnationale Projekttreffen möglich, bzw. ist eine Abrechnung dieser möglich / was muss dabei wie dokumentiert werden?

Wenn Sie die Projektlaufzeit nicht verlängern können oder möchten, sind virtuelle Transnationale Projekttreffen sowie deren Abrechnung möglich und müssen bestmöglich dokumentiert werden. Dies bedeutet, dass neben der Beachtung von Annex III (Teil der Vertragsunterlagen) sowie der Teilnehmer-Liste u.a. auch Screenshots der virtuellen Treffen angefertigt werden sollten.

Sind virtuelle Multiplikatorenveranstaltungen möglich, bzw. ist eine Abrechnung dieser möglich / was muss dabei wie dokumentiert werden?

Wenn Sie die Projektlaufzeit nicht verlängern können oder möchten, sind virtuelle Multiplikatorenveranstaltungen sowie deren Abrechnung möglich und müssen bestmöglich dokumentiert werden. Dies bedeutet, dass neben der Beachtung von Annex III (Teil der Vertragsunterlagen) sowie der Teilnehmer-Liste u.a. auch Screenshots der virtuellen Treffen angefertigt werden sollten.

Sind virtuelle Lernaktivitäten (LTTs) möglich, bzw. ist eine Abrechnung dieser möglich / was muss dabei wie dokumentiert werden?

Sofern eine Verschiebung der Aktivität unter keinen Umständen möglich ist, kann eine noch ausstehende Aktivität in Form eines virtuellen Treffens durchgeführt werden. Dies muss entsprechend begründet werden und die Maßnahme muss virtuell auch sinnvoll durchführbar sein. Hierfür können dann nur tatsächliche Kosten, die vorher bewilligt wurden abgerechnet werden. Bitte wenden Sie sich zwecks inhaltlicher Prüfung und Abstimmung an die für Ihr Bundesland zuständigen Programmreferent/-innen.

Umgang mit aktuell laufenden Projekten in der Leitaktion 3

(Projektbeginn vor Ausbruch der Corona-Pandemie im März 2020)

Meine geplante, noch ausstehende Aktivität lässt sich durch die derzeitige Lage nicht wie geplant durchführen. Welche Optionen habe ich?

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin formlos eine Projektlaufzeitverlängerung zu beantragen.

Sollten Sie die Aktivität über das vertraglich fixierte Projektlaufzeitende hinaus verschieben wollen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Sachbearbeiter / der zuständigen Sachbearbeiterin mit dem Verweis auf die weltweit aktuelle Krisensituation bezüglich der Corona-Pandemie formlos eine Projektlaufzeitverlängerung um bis zu 12 Monate zu beantragen. Die sonst übliche maximale Projektlaufzeit von 24 Monaten kann sich damit auf insgesamt maximal 36 Monate verlängern.

Dies verschafft Ihnen genügend Zeit, um Ihre Aktivität/en zu einem deutlich späteren Zeitpunkt und in Absprache mit Ihrem/n Partner/n innerhalb der Projektlaufzeit erfolgreich durchzuführen. Eine Erhöhung der bewilligten Mittel ist damit nicht verbunden und nicht möglich.

Sind auch virtuelle Aktivitäten möglich bzw. ist eine Abrechnung dieser möglich / was muss dabei wie dokumentiert werden?

Bei laufenden Projekten können die geplanten noch ausstehenden physischen Treffen - soweit begründet und sinnvoll durchführbar – neben einer möglichen Verschiebung auch durch virtuelle Aktivitäten ersetzt werden. Dies muss entsprechend begründet werden und die Maßnahme auch virtuell sinnvoll durchführbar sein. Hierfür können dann nur tatsächliche Kosten, die vorher bewilligt wurden abgerechnet werden. Bitte wenden Sie sich zwecks inhaltlicher Prüfung und Abstimmung an die für Ihr Bundesland zuständigen Programmreferent/-innen.

Wenn ich mich entschließen sollte meine noch ausstehende Aktivität zu verschieben und zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sind die Kosten, die bereits jetzt entstanden sind, unter diesen besonderen Voraussetzungen erstattungsfähig?

Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein. Wichtig ist, dass Ihnen entsprechende Belege zum Nachweis dieser Kosten vorliegen und bei Bedarf nachgereicht werden können.

In der Regel werden Pauschalen bis zur Höhe der Ihnen entstandenen realen Kosten abgerechnet. Sollten Ihnen außergewöhnliche Kosten entstanden sein, die nicht über die Pauschalen abgedeckt werden können, können Sie diese im Abschlussbericht unter Vorlage entsprechender Dokumente (wie bspw. Rechnungen) und mit einer nachvollziehbaren Beschreibung in angemessener Höhe geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, sich in diesem Fall vorab mit Ihren Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa in Verbindung zu setzen.

Bitte beachten Sie, dass dabei der vertraglich bewilligte Höchstbetrag nicht überschritten werden kann.

Im Abschlussbericht kreuzen Sie "Höhere Gewalt" / "force majeure" an und erläutern, warum es zu welchen Änderungen im Projekt gekommen ist (warum also z.B. Aktivitäten verkürzt oder verschoben bzw. storniert wurden). Sofern nicht schon vorher geschehen, fügen Sie dem Bericht die amtlichen Informationen und die Kostenerklärung bei. Sollten außergewöhnliche Kosten abgerechnet werden, vergessen Sie bitte nicht, die entsprechenden Rechnungen / Belege mit einzureichen.