Fragen und Antworten zum Mobility Tool+

Das Mobility Tool+ (MT+) ist eine Internetplattform für Ihre Projekte, die Sie im Programm Erasmus+ JUGEND IN AKTION bewilligt bekommen haben. Über das Mobility Tool+ können sie Ihre Projekte verwalten und abrechnen.

Wozu brauche ich das Mobility Tool+ ?

Das Mobility Tool+ ist eine Internetplattform für Ihre Projekte, die Sie im Programm Erasmus+ JUGEND IN AKTION (seit 2014) bewilligt bekommen haben. Über das Mobility Tool+ verwalten Sie Ihre Projekte und rechnen diese ab.

Sie können dort alle Informationen zu Ihrem Projekt eintragen (wie zum Beispiel Teilnehmer (Mobilitäten) anlegen, Teilnehmerberichte anfordern und einsehen, Budgetangaben überprüfen und korrigieren). Nach Projektende generieren Sie aus dem Mobility Tool+ heraus Ihren Schlussbericht.

Die Nutzung des Mobility Tools+ ist für Sie als Zuwendungsempfänger verpflichtend. Nur über das Mobility Tool+ können Sie Ihren (elektronischen) Schlussbericht inkl. Anhängen übermitteln.

Wie kann ich mich im Mobility Tool+ anmelden?

Sie können sich online im Mobility Tool+ anmelden.

Hierfür benötigen Sie ein ECAS-Konto (ECAS = European Commission Authentication Service), das für die E-Mail-Adresse angelegt wurde, die im Projektantrag bei der Kontaktperson angegeben wurde.

Wenn Sie das Mobility Tool+ aufrufen, werden Sie immer zur ECAS-Anmeldeseite weitergeleitet. Dort müssen Sie zur Authentifizierung Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben. Anschließend gelangen Sie von dort automatisch zum Mobility Tool+.

Sie müssen gegebenenfalls ein neues ECAS-Konto erstellen, wenn Ihre im Projektantrag genutzte E-Mail-Adresse noch nicht bei ECAS registriert wurde.

Kann ich das Mobility Tool+ auch auf Deutsch nutzen?

Ja, Sie können das Mobility Tool+ auf Deutsch und Englisch nutzen.

Um die Sprache zu wechseln, wählen sie im Mobility Tool+ oben rechts unter "change language" (Sprache wechseln) die entsprechende Sprachversion aus: Deutsch (DE) oder English (EN).

Wenn ich mich anmelden möchte, erhalte ich die Fehlermeldung "Role not defined". Was kann ich tun?

  1. Diese Meldung wird angezeigt, wenn Sie sich mit einem ECAS-Zugang eingeloggt haben, der nicht mit dem Projekt in Verbindung steht. Dies bedeutet, dass die E-Mail-Adresse des ECAS-Zugangs nicht im Antrag bei den Angaben der Kontaktperson genutzt wurde. Bitte legen Sie in diesem Fall einen neuen ECAS-Zugang für die im Antrag hinterlegte E-Mail-Adresse der Kontaktperson an, sollten Sie für die E-Mail-Adresse noch kein ECAS-Konto haben.
     
  2. Möglicherweise steht Ihr Projekt, da es erst vor kurzem bewilligt wurde, noch nicht im Mobility Tool+ zur Verfügung. Bitte warten Sie die automatische E-Mail ab, die Sie erhalten, sobald Ihr Projekt in das Moblity Tool+ übermittelt wurde.

Wer muss einen Teilnehmerbericht ausfüllen und wie geschieht dies?

Die TeilnehmerInnen von EFD-Projekten und Fachkräftemaßnahmen sowie die GruppenleiterInnen von Jugendbegegnungen werden automatisch per E-Mail aufgefordert, einen Fragebogen auszufüllen. Die Europäische Kommission möchte die so erhobenen Daten nutzen, um das Programm Erasmus+ JUGEND IN AKTION auszuwerten und zu verbessern.

Die E-Mail mit einem Link zum entsprechenden Fragebogen wird nach Ende des Aktivitätszeitraums an die vom Antragsteller im Mobility Tool+ in der Mobilität angegebenen Adresse gesendet. Falls ein Teilnehmer die E-Mail nicht erhält, können Sie ein erneutes Zusenden der E-Mail veranlassen, indem Sie im Mobility Tool+ in der jeweiligen Mobilität im Bereich "Teilnehmerbericht" auf "Erneut senden" klicken.

Die Teilnehmerberichte müssen nicht zwingend ausgefüllt sein, damit der Schlussbericht (beneficiary report) übermittelt werden kann.

Welche Dokumente müssen an den Schlussbericht angehängt werden?

Zusammen mit dem Schlussbericht müssen Sie die notwendigen Anhänge übermitteln. Die Dokumente laden Sie bitte im Mobility Tool+ unter Berichte in dem Bereich "Anhänge" des Schlussberichts hoch.

Einzureichende Dokumente sind:

  • die Ehrenwörtliche Erklärung, die Sie im Mobility Tool+ herunterladen können,
  • Aktivitätszeitpläne für jede durchgeführte Aktivität,
  • Belege für entstandene außergewöhnliche Kosten sowie
  • für EFD-Projekte aus 2014 Taschengeldbelege.

Bitte beachten Sie unbedingt, dass für alle durchgeführten Aktivitäten zwingend die von uns zur Verfügung gestellten Teilnehmendenliste vollständig ausgefüllt vorgehalten werden müssen.

Weitere Informationen dazu finden Sie in den Vertragsdokumenten inkl. Anlagen.

Eine Checkliste mit den generellen Anforderungen an den Schlussbericht erscheint automatisch, wenn Sie den Übermittlungsprozess des Schlussberichts starten.

Wie kann ich den Vorbereitenden Planungsbesuch im Mobility Tool+ abrechnen?

Für die Abrechnung von Projekten aus den Antragsrunden 1 und 2 aus 2014 gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Bitte tragen Sie die Kosten für die Übernachtung und ggf. Verpflegung im Rahmen des Vorbereitenden Planungsbesuchs in den einzelnen Mobilitäten der Hauptaktivität der TeilnehmerInnen des Planungsbesuchs unter "Außergewöhnliche Kosten" ein. In der Budgetübersicht können Sie nachvollziehen, welche Summe Ihnen für die Außergewöhnlichen Kosten bewilligt wurde. Nach dem Speichern der Mobilitäten sollten Sie unbedingt überprüfen, ob die Kosten richtig im Budget übernommen wurden bzw. müssen Sie diese in der Budgetübersicht bestätigen.

Für die Abrechnung von Projekten aus der Antragsrunde 3 aus 2014 gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Im Mobility Tool+ legen Sie Mobilitäten für eine weitere Aktivität (Jugendbegegnung) an. Die Dauer dieser Aktivität entspricht der Dauer Ihres Vorbereitenden Planungsbesuchs (max. 2 Tage). Bei der Erstellung der einzelnen Mobilitäten geben Sie im Feld "Außergewöhnliche Kosten" die Kosten für Unterbringung und Verpflegung an.

Für die Abrechnung von Projekten ab 2015 gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Legen Sie die TeilnehmerInnen des Vorbereitenden Planungsbesuchs als Mobilitäten an und wählen Sie als Aktivitätstyp entweder "Vorbereitender Planungsbesuch EFD" oder "Vorbereitender Planungsbesuch Jugendbegegnungen" aus. In dem Feld "Außergewöhnliche Kosten" in den jeweiligen Mobilitäten tragen Sie die entstandenen Kosten der Person ein.

Im Bereich "Budget" können Sie einsehen, welche Summe Ihnen im Bereich der Außergewöhnlichen Kosten für welche Aktivität bewilligt wurde. Nachdem Sie die Mobilitäten mit den Außergewöhnlichen Kosten abgespeichert haben, müssen Sie die Kosten in der Budgetübersicht überprüfen und bestätigen.

Wie kann ich Außergewöhnliche Kosten abrechnen?

Bei Projekten aus der Leitaktion 1 geben Sie für die Abrechnung von Außergewöhnlichen Kosten die entsprechende Summe in jeder Mobilität im Feld "Außergewöhnliche Kosten / Sonderkosten" an. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Visakosten für die einzelne Person handeln oder um einen Anteil an Kosten für die Unterstützung junger Menschen mit geringeren Möglichkeiten. In einem zweiten Schritt muss in der Budgetübersicht im Mobility Tool+ in der jeweiligen Aktivität unter "Außergewöhnliche Kosten / Sonderkosten" (ausfüllbares Feld) der Gesamtbetrag an Außergewöhnlichen Kosten für die Aktivität eingetragen bzw. bestätigt werden.

Bei Projekten aus der Leitaktion 3 geben Sie den Gesamtbetrag der Außergewöhnlichen Kosten nur in der Budgetübersicht im Mobility Tool+ in der jeweiligen Aktivität unter "Außergewöhnliche Kosten  /Sonderkosten" (ausfüllbares Feld) an.

Bitte beachten Sie, dass Sie für Außergewöhnliche Kosten ebenfalls Belege über die tatsächlich entstandenen Kosten einreichen müssen. Zusätzlich ist hilfreich, wenn Sie eine Aufstellung beifügen, aus der Erläuterungen zu den Belegen und ggf. die Umrechnungszeitpunkte der Kosten hervorgehen.

Im Mobility Tool+ werden die Angaben zu Entsende- und Zielort automatisch ausgefüllt. Was soll ich machen, wenn der Teilnehmer von einem anderen Ort angereist ist?

Das Mobility Tool+ füllt automatisch den Sitz der entsendenden Organisation sowie der aufnehmenden Organisation als Entsende- und Zielort aus. Für die Berechnung der Entfernungskategorie (und somit des Zuschusses für die Fahrtkosten) ist jedoch maßgeblich, welche Entfernung der Teilnehmer von seinem Herkunftsort zum Ort der Aktivität zurückgelegt hat.

Sollte also der Herkunftsort des Teilnehmers (= der Mobilität) nicht dem Ort der Entsendeorganisation entsprechen, ändern Sie den Ort ab und teilen Sie uns bitte im Feld "Bemerkungen zu anderem Ort als Entsende-/ Aufnahmeorganisation" mit, aus welchem Grund es diese Abweichung gibt. Geben Sie den tatsächlichen Herkunftsort im Entfernungsrechner der Europäischen Kommission an, um die korrekte Entfernung zu berechnen.