Fragen und Antworten zum PIC und zum Teilnehmerportal

Um im EU-Programm Erasmus+ einen Förderantrag stellen zu können, benötigt jede Organisation, Institution oder informelle Gruppe einen "Programmteilnehmer-Identifikations-Code" (PIC = Personal Identification Code).

Mit Hilfe des PICs hinterlegen Sie die rechtlichen und finanziellen Informationen ihrer Organisation, Institution oder informellen Gruppe in das zentrale Registrierungsportal der Europäischen Kommission (URF = Unique Registration Facility).

Gibt es die Möglichkeit das Teilnehmerportal auf Deutsch umzustellen?

Leider gibt es diese Möglichkeit zurzeit nicht. Sie können aber alle Angaben in ausfüllbaren Feldern auf Deutsch machen.

Welche Angaben sind zur Registrierung für einen PIC notwendig?

Wenn Sie über eine VAT Number (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) verfügen wählen Sie im entsprechenden Feld „Yes“ aus und tragen die Nummer dann ein. Wenn Sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, wählen Sie hier „No“ aus.

Die "Business Registration Number" ist Ihre Vereins- oder Handelsregisternummer, informelle Gruppen oder öffentlich-rechtliche Einrichtungen wählen „No“ aus.

Angaben zur Organisation

  • Wählen Sie bei der Frage „Is it a public body?“ nur dann „Yes“ aus, wenn es sich bei Ihrer Organisation um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt.
  • Wählen Sie bei der Frage „Is the organisation a Legal Person“ nur dann „No“ aus, wenn es sich bei Ihnen um eine informelle Gruppe handelt.
  • Im Feld „Business Registration Number“ tragen Sie bitte Ihre Vereins- oder Handelsregisternummer ein. Öffentlich-rechtliche Einrichtungen und informelle Gruppen tragen hier bitte „not applicable“ oder „nicht zutreffend“ ein.
  • Im Feld "Registration Authority" tragen Sie das jeweilige Registergericht ein (z.B. „Amtsgericht Berlin“, wenn dies für Ihre Organisation zutreffend ist).
  • Bitte vergessen Sie nicht unter "Region" Ihr Bundesland auszuwählen.
  • Zuletzt können Sie die Angabe zur "Legal Form" (Rechtsform) Ihrer Organisation ändern, indem Sie nach unten scrollen (Auswahlmöglichkeiten sind z.B. eingetragener Verein, gem GmbH, Stiftung, etc.).
  • Informelle Gruppen und öffentlich-rechtliche Einrichtungen wählen zurzeit „Unknown“ aus.

Legal Address

  • Machen Sie hier bitte Angaben zum Sitz Ihrer Organisation.
  • Wenn Sie eine Einsatzstelle für den Europäischen Freiwilligendienst sind, tragen Sie hier die Adresse der Einsatzstelle ein, die von der Adresse des Rechtsträgers möglicherweise abweicht.
  • Vergessen Sie bitte nicht, auch Ihre Postleitzahl im Feld „Postal Code“ anzugeben.

Contact Information

  • In diesem Bereich machen Sie Angaben zum Ansprechpartner in Ihrer Organisation. Wenn Sie den Ansprechpartner oder die E-Mail-Adresse zukünftig ändern möchten, können Sie dies ausschließlich bei ECAS tun.
  • Bitte nutzen Sie eine E-Mail-Adresse über die Sie gut erreichbar sind, da sämtliche Kommunikation über diese E-Mail-Adresse läuft.

SME status

  • Die Angabe in diesem Bereich ist für unser Programm nicht notwendig. Daher raten wir unseren Antragstellern dazu, hier „No“ auszuwählen.

Ich komme bei der Registrierung für meinen PIC nicht weiter. Was muss ich tun?

Beachten Sie immer die Hinweise zu gelb unterlegten Feldern im linken Bereich. Wenn Sie Pflichtfelder nicht oder nicht in der richtigen Form ausgefüllt haben, kommen Sie bei der Registrierung nicht weiter.

In manchen Fällen hilft es auch, das Fenster zu schließen. Sie haben die Möglichkeit Ihre bereits eingetragenen Angaben über „Save draft“ zu speichern. Sie können dann über „Resume Registration“ zu Ihrer gespeicherten Registrierungsversion zurückkehren.

Was passiert im Teilnehmerportal, nachdem ich einen PIC erstellt habe?

Wenn Sie einen PIC bekommen haben, können Sie sich im Teilnehmerportal einloggen und Änderungen an Ihren Daten vornehmen.

Hierzu klicken Sie links oben auf „Organisations“ und wählen „My organisations“ aus. Dann wird Ihnen Ihre registrierte Organisation angezeigt und Sie können mit einem Klick auf den roten MO-Button ganz rechts Änderungen vornehmen.

Parallel zu der Überprüfung Ihres Antrags werden auch die grundlegenden Angaben Ihrer Organisation überprüft, die Sie im Teilnehmerportal eingetragen haben.

Sofern Sie dies nicht bereits nach der Registrierung im Teilnehmerportal getan haben, ist es zwingend notwendig unverzüglich nach Übermittlung des Antrags („Submit“) die folgenden Dokumente hochzuladen, damit Ihre Angaben überprüft werden können:

Angaben zum Rechtsträger und zusätzlich geforderte Nachweise

  • ausgefülltes und unterschriebenes Formular
  • alle weiteren im Formular geforderten Nachweise (z.B. Vereinsregisterauszug, Handelsregisterauszug, Stiftungsurkunde, Kopie des Personalausweises)

Finanzangaben und zusätzlich geforderte Nachweise

  • ausgefülltes und unterschriebenes Formular
  • alle weiteren im Formular geforderten Nachweise (Kontoauszug oder Stempel und Unterschrift der Bank)

Wenn Ihre Angaben und Dokumente vollständig sind, validieren wir Ihre Organisation. Ohne diese Validierung ist eine Ausstellung des Vertrags im Falle einer Förderung nicht möglich. Daher ist es sehr wichtig, dass Sie die entsprechenden Dokumente schnellstmöglich nach der Antragstellung im Teilnehmerportal hochladen.

Für alle weiteren Antragstellungen in Erasmus+ achten Sie bitte darauf, Ihre Organisationsangaben im Teilnehmerportal aktuell zu halten.

Die Anleitung zum Hochladen der Angaben zu Ihrer Einrichtung finden Sie in diesem Dokument (PDF-Dokument, 2.4mb) auf Seite 18.

Zusätzlich stehen eine Anleitung in Englisch (PDF-Dokument, 339 kb) sowie das Handbuch zum Registrierungsportal der Europäischen Kommission (URF) (PDF-Dokument, 2.5 Mb) zur Verfügung.

Meine Partner kennen sich mit PIC und URF nicht aus. Was kann ich tun?

Wir haben die wichtigsten Hinweise für Partnerorganisationen in einem Fact Sheet (PDF-Dokument, 208 kb) auf Englisch zusammengestellt.

Alternativ können sich Ihre Partner auch an die zuständige Nationalagentur ihres Landes wenden. Eine Übersicht über alle Nationalagenturen finden Sie hier.